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title: "Caisse (POS) : cas pratiques"
description: "Les situations courantes en caisse pas à pas : vendre, appliquer un coupon, rattacher un client, rembourser, émettre un avoir, faire un devis, clôturer la journée et gérer l'équipe."
url: https://docs.vivlab.com/guides/pos
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# Caisse (POS)
Chaque cas donne les gestes exacts dans la caisse Vivlab. La caisse s'utilise dans un navigateur et demande une connexion internet : sans connexion, aucune vente n'est enregistrée.
| Votre situation | Cas |
| ------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Première vente à venir | [Préparer la caisse avant la première vente](#preparer-la-caisse-avant-la-premiere-vente) |
| Un client achète et paie | [Faire une vente](#faire-une-vente) |
| Paiement en espèces et par carte | [Régler avec deux moyens de paiement](#regler-avec-deux-moyens-de-paiement) |
| Accorder une réduction | [Appliquer une remise](#appliquer-une-remise) |
| Le client a une fiche chez vous | [Vendre à un client connu](#vendre-a-un-client-connu) |
| Un professionnel demande une facture | [Remettre une facture plutôt qu'un ticket](#remettre-une-facture-plutot-qu-un-ticket) |
| Article rapporté, client à rembourser | [Rembourser un article rapporté](#rembourser-un-article-rapporte) |
| Le client préfère un avoir | [Émettre puis utiliser un avoir](#emettre-puis-utiliser-un-avoir) |
| Client qui hésite ou demande un devis | [Mettre une vente en attente ou faire un devis](#mettre-une-vente-en-attente-ou-faire-un-devis) |
| Fin de journée | [Clôturer la journée](#cloturer-la-journee) |
| Nouveau vendeur | [Ajouter un membre de l'équipe](#ajouter-un-membre-de-l-equipe) |
| Deux personnes sur la même caisse | [Changer de vendeur](#changer-de-vendeur) |
| Terminal de paiement par carte | [Encaisser par carte](#encaisser-par-carte) |
Rôles : le **Vendeur** vend, met en attente et encaisse ; le **Responsable** ouvre en plus les **Tickets** et enregistre des retours ; le **Gérant** a accès à tout (boutique, gestion, paramètres).
## Préparer la caisse avant la première vente
**Exemple** : vous ouvrez lundi.
1. Connectez-vous avec votre compte Vivlab. Au premier lancement, renseignez l'entreprise, créez une caisse puis le premier opérateur.
2. Dans **Paramètres > Paramètres**, vérifiez l'**Adresse de l'entreprise** et les **Informations fiscales** (SIREN, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire).
3. Dans **Boutique > Produits**, vérifiez que chaque article a un prix et un taux de TVA.
4. Dans **Paramètres > Préférences**, ajoutez votre logo, les messages du **Ticket de caisse** et la largeur du papier (58 ou 80 mm).
**Résultat** : la caisse peut encaisser. Sans SIRET, adresse complète ou taux de TVA sur un article, l'encaissement est refusé avec un message qui indique quoi compléter. Un lecteur de codes-barres USB ou Bluetooth en mode clavier fonctionne sans réglage ; l'impression passe par le navigateur (autorisez les pop-ups).
Pour aller plus loin : [Entreprise](https://docs.vivlab.com/pos/settings/company.md), [Préférences](https://docs.vivlab.com/pos/settings/preferences.md), [Produits](https://docs.vivlab.com/pos/products.md).
## Faire une vente
**Exemple** : deux tasses et un bol, 54 €, payés avec un billet de 60 €.
1. Dans **Vente**, touchez les produits, cherchez-les par nom ou référence, ou scannez leur code-barres. Ajustez les quantités avec + et −.
2. Touchez **Encaisser**, choisissez **Espèces**, saisissez 60 et touchez **Accepter** : la monnaie à rendre (6 €) s'affiche.
3. Touchez **Finaliser l’achat**.
4. Dans **Options de reçu**, choisissez **Imprimer le ticket** ou **E-mail** (ou rien), puis **Nouvelle vente**.
**Résultat** : la vente est enregistrée et le ticket ne se modifie plus ; une réimpression ou un renvoi porte « DUPLICATA ». Pas de vente à montant libre (l'article doit exister au catalogue), ni carte cadeau, ni titre-restaurant.
Pour aller plus loin : [Vente et encaissement](https://docs.vivlab.com/pos/sale.md), [Tickets](https://docs.vivlab.com/pos/tickets.md).
## Régler avec deux moyens de paiement
**Exemple** : 120 €, dont 20 € en espèces et 100 € par carte.
1. Touchez **Encaisser**, choisissez **Espèces**, saisissez 20, puis **Accepter**.
2. Touchez **Ajouter un règlement**, choisissez **Carte bancaire** (le reste, 100 €, est proposé), puis **Accepter**.
3. Touchez **Finaliser l’achat**.
**Résultat** : le ticket détaille les deux règlements. Moyens : **Carte bancaire**, **Espèces**, **Chèque**, **Virement bancaire**, **Avoir** ; seules les espèces peuvent dépasser le reste à payer (monnaie).
Pour aller plus loin : [Vente et encaissement](https://docs.vivlab.com/pos/sale.md).
## Appliquer une remise
**Exemple** : 10 % pour les clients qui présentent votre carte de visite.
Pas de remise libre (montant ou pourcentage, sur une ligne ou le panier) : la remise passe par un coupon créé à l'avance.
1. En tant que Gérant, créez dans **Boutique > Coupons** un coupon de 10 %, par exemple `ATELIER10`.
2. En vente, **Actions du panier** > **Ajouter un coupon**, saisissez le **Code du coupon** et validez.
**Résultat** : le panier affiche le coupon, l'économie et le total réduit. Tous les rôles appliquent un coupon ; il ne se modifie plus (désactivez-le et créez-en un autre).
Pour aller plus loin : [Réductions](https://docs.vivlab.com/pos/discounts.md).
## Vendre à un client connu
**Exemple** : Mme Martin, cliente régulière, achète un vase. Offre Pro requise.
1. Dans le panier, touchez **Ajouter un membre**.
2. Dans **Sélectionner un membre**, cherchez Mme Martin, ou créez sa fiche avec **Ajouter un membre**, puis encaissez.
**Résultat** : la vente est rattachée à sa fiche et le reçu par e-mail est pré-rempli. Avant l'encaissement, **Changer de membre** ou **Retirer le membre** corrige une erreur. Aucun point de fidélité n'est crédité automatiquement : un Gérant les ajuste sur la fiche, dans **Vendre > Membres**.
Pour aller plus loin : [Liste des clients](https://docs.vivlab.com/pos/customers.md).
## Remettre une facture plutôt qu'un ticket
**Exemple** : une entreprise demande une facture à son nom pour 300 €.
Non disponible : la caisse émet uniquement des tickets, sans facture au nom du client (ni raison sociale, SIREN ou numéro de TVA du client). Le ticket indique vos SIREN, SIRET, numéro de TVA et le détail de la TVA. **Paramètres > Factures** liste les factures de votre abonnement Vivlab, pas celles de vos clients.
Pour aller plus loin : [Factures](https://docs.vivlab.com/pos/invoices.md).
## Rembourser un article rapporté
**Exemple** : une tasse ébréchée de 18 €, remboursée en espèces. Rôles Responsable et Gérant.
1. Dans **Tickets**, retrouvez le ticket (ou scannez son QR code) et touchez **Retour**.
2. Choisissez l'article, la quantité et le **Motif du retour** (« Article défectueux »).
3. Dans **Type de retour**, choisissez **Remboursement**, puis le **Moyen de remboursement** (**Espèces**).
4. Rendez l'argent, puis touchez **Enregistrer le remboursement**.
**Résultat** : un ticket de remboursement aux montants négatifs est émis ; le ticket d'origine reste intact (il ne s'annule pas). Retour partiel et moyen de remboursement différent sont possibles. Pas de bon d'échange : faites un retour en avoir, utilisé sur la nouvelle vente (cas suivant).
Pour aller plus loin : [Retours](https://docs.vivlab.com/pos/returns.md), [Remboursements](https://docs.vivlab.com/pos/refunds.md).
## Émettre puis utiliser un avoir
**Exemple** : un pull de 45 € rapporté contre un avoir, puis une écharpe à 30 €.
1. Dans **Tickets**, ouvrez le ticket, touchez **Retour**, choisissez l'article, le motif, puis **Avoir** dans **Type de retour**.
2. Touchez **Émettre un avoir** et remettez le document imprimé.
3. À la visite suivante, ajoutez l'écharpe, touchez **Encaisser** puis **Avoir**.
4. Dans **Régler avec un avoir**, scannez le QR code ou saisissez la **Référence de l’avoir**, puis **Vérifier l’avoir**.
5. Touchez **Utiliser 30,00 €**, puis **Finaliser l’achat**.
**Résultat** : il reste 15 € sur l'avoir. Il n'expire pas, sauf si un Gérant fixe une **Durée de validité (jours)** (1 à 3 650) dans **Paramètres > Préférences**, rubrique **Avoirs** : elle vaut pour les avoirs émis ensuite, et un avoir expiré est refusé.
Pour aller plus loin : [Avoirs](https://docs.vivlab.com/pos/credit-notes.md).
## Mettre une vente en attente ou faire un devis
**Exemple** : un client va chercher sa carte ; un autre veut un devis pour 12 assiettes. Offre Pro requise.
1. Ouvrez **Actions du panier**, puis **Mettre le ticket en attente** ou **Enregistrer en devis**.
2. Donnez un **Nom ou référence** (« M. Durand, assiettes ») et enregistrez.
3. Pour imprimer un devis, ouvrez-le dans **Tickets en attente et devis** et touchez **Imprimer le document**.
4. Au retour du client, ouvrez-le, touchez **Reprendre la vente** (panier vide) et encaissez.
**Résultat** : les prix sont recalculés avec le catalogue du moment. Le devis imprimé porte « Document non fiscal », passe en converti une fois encaissé et ne s'envoie pas par e-mail.
Pour aller plus loin : [Devis](https://docs.vivlab.com/pos/quotes.md).
## Clôturer la journée
**Exemple** : 19 h, vous fermez. Gérant uniquement ; clôture caisse par caisse, jamais automatique.
1. Dans **Gestion > Rapports**, vérifiez le **Ticket X** (chiffre d'affaires et TVA, sans clôturer).
2. Passez sur **Clôture Z**, touchez **Clôturer la période en cours** et confirmez.
3. **Imprimer** donne une copie papier.
**Résultat** : les tickets de la période sont scellés et archivés ; les ventes suivantes ouvrent une nouvelle période. Pensez à **Clôturer les mois écoulés** chaque mois et **Clôturer l’exercice écoulé** chaque année (selon le **Premier mois de l’exercice**, dans **Paramètres > Paramètres**). Comptez vos espèces à part : la caisse ne gère pas le fond de caisse.
Pour aller plus loin : [Clôture](https://docs.vivlab.com/pos/closing.md), [Statistiques](https://docs.vivlab.com/pos/stats.md).
## Ajouter un membre de l'équipe
**Exemple** : Léa vend le samedi, sans accès aux réglages.
1. En tant que Gérant, dans **Paramètres > Équipe**, touchez **Ajouter un membre**.
2. Saisissez son nom (opérateur sur tickets et rapports) et le **Rôle** **Vendeur**.
3. Dans **Caisses**, cochez les caisses autorisées (aucune cochée : toutes), laissez **Actif** et enregistrez.
**Résultat** : Léa apparaît sur l'écran de verrouillage et choisit son code à 4 chiffres à la première connexion (pas d'invitation ni de compte séparé). Code oublié : **Réinitialiser le code** sur sa fiche. Cinq codes erronés bloquent 5 minutes. L'offre Gratuite est limitée à un membre actif.
Pour aller plus loin : [Équipe](https://docs.vivlab.com/pos/settings/team.md).
## Changer de vendeur
**Exemple** : Paul relaie Léa à 14 h sur la même caisse.
1. Dans le menu du compte, choisissez **Verrouiller la caisse**.
2. Sur **Choisissez votre nom**, Paul touche son nom et saisit son code.
**Résultat** : les ventes suivantes sont enregistrées au nom de Paul.
Pour aller plus loin : [Équipe](https://docs.vivlab.com/pos/settings/team.md).
## Encaisser par carte
**Exemple** : vous avez un terminal de votre banque.
La caisse ne pilote aucun terminal (ni SumUp, ni Stripe Terminal, ni Tap to Pay) et ne permet pas d'activer ou désactiver les moyens de paiement.
1. Touchez **Encaisser**, puis **Carte bancaire**.
2. Faites payer le montant sur votre terminal.
3. Paiement accepté, touchez **Accepter** dans la caisse, puis **Finaliser l’achat**.
**Résultat** : le règlement par carte figure sur le ticket et dans les rapports ; votre terminal et votre banque gèrent le paiement.
Pour aller plus loin : [Paiement](https://docs.vivlab.com/pos/settings/payment.md), [Caisse](https://docs.vivlab.com/pos/settings/register.md).