Rapports

Cet écran sert à arrêter les comptes de votre caisse. Une clôture fige les totaux d'une période (une journée, un mois ou un exercice) dans un rapport signé : une fois la période clôturée, aucune vente ne peut plus y être enregistrée ni modifiée. La loi impose ces clôtures aux commerçants qui encaissent des particuliers, et Vivlab ne les fait pas à votre place : c'est à vous de les lancer depuis cet écran.

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Que voulez-vous faire ?

• Comprendre les trois clôtures
• Consulter le ticket X de la période en cours
• Faire la clôture Z de la journée
• Clôturer les mois écoulés
• Clôturer l'exercice écoulé
• Retrouver et lire une clôture
• Imprimer un ticket X ou une clôture
• Réagir à une clôture qui n'a pas pu être confirmée

Comprendre les trois clôtures

Les clôtures se font caisse par caisse : chaque caisse a sa propre série de clôtures, numérotées à la suite (Z n° 1, Z n° 2 et ainsi de suite). L'écran agit toujours sur la caisse utilisée sur cet appareil.

Clôture	Quand la faire	Ce qu'elle scelle
Clôture Z	Chaque jour d'activité, en fin de journée	Les tickets enregistrés depuis la clôture Z précédente (ou depuis l'ouverture de la caisse)
Clôture mensuelle	Après chaque fin de mois	Un mois civil complet, du 1er à minuit au 1er du mois suivant, même un mois sans aucune vente
Clôture annuelle	Après la fin de votre exercice	Un exercice complet, dont les totaux sont la somme des clôtures mensuelles de l'exercice

L'exercice est votre année comptable. Il commence le premier jour du mois réglé dans Paramètres, section Entreprise, bloc Exercice fiscal (Premier mois de l'exercice) : avec janvier, il correspond à l'année civile. Voir Paramètres.

Chaque clôture contient deux totaux :

• le Chiffre d'affaires de la période TTC : la somme des tickets de la période, ventes en positif et remboursements en négatif, toutes taxes comprises ;
• le Chiffre d'affaires perpétuel TTC, aussi appelé grand total : la somme de tous les tickets de la caisse depuis son ouverture. Il n'est jamais remis à zéro et s'additionne de clôture en clôture.

Par exemple, une première journée avec deux ventes de 120 € et 30 € et un remboursement de 20 € donne un Z n° 1 de 130 € de chiffre d'affaires de la période et 130 € de chiffre d'affaires perpétuel. Le lendemain, une vente de 50 € donne un Z n° 2 de 50 € et 180 € de chiffre d'affaires perpétuel.

Les périodes suivent le calendrier de Paris (Europe/Paris), quel que soit le fuseau horaire de l'appareil.

Ces clôtures sont de votre responsabilité

L'encadré Clôtures à effectuer par vos soins le rappelle en haut de l'écran : les clôtures journalière (Z), mensuelle et annuelle ne sont pas automatiques. Si un Z est oublié, le suivant inclut tous les tickets enregistrés depuis la clôture précédente, mais l'obligation reste d'en faire un par jour d'activité.

Consulter le ticket X de la période en cours

Le Ticket X est un état provisoire : il montre les totaux de la période en cours de la caisse, depuis la dernière clôture Z, sans rien clôturer. Consultez-le autant de fois que vous voulez, par exemple pour vérifier le chiffre de la journée avant de compter votre caisse.

1. Dans le menu Gestion, ouvrez Rapports.
2. Touchez Ticket X.
3. Lisez les totaux de la période (le contenu est le même que celui d'une clôture, voir Retrouver et lire une clôture). Le badge Aperçu en direct rappelle que rien n'est scellé.
4. Touchez le bouton Actualiser (la flèche circulaire) pour inclure les ventes faites depuis l'ouverture du ticket X, ou Imprimer pour l'imprimer.

Faire la clôture Z de la journée

La clôture Z (ou ticket Z) scelle tous les tickets enregistrés sur la caisse depuis la clôture Z précédente. Faites-la chaque jour d'activité, une fois les dernières ventes encaissées.

1. Dans Gestion > Rapports, touchez Clôturer la période en cours.
2. Vérifiez la caisse indiquée dans la fenêtre, puis touchez Clôturer la période en cours pour confirmer.
3. Patientez quelques instants : la clôture est signée puis archivée. Un message indique 1 clôture effectuée et la clôture s'ouvre.

Les ventes suivantes ouvrent une nouvelle période, qui sera scellée par le prochain Z. Si aucun ticket n'a été enregistré depuis la dernière clôture, aucun nouveau Z n'est créé : le message Aucun nouveau ticket depuis la dernière clôture s'affiche, avec la dernière clôture.

Retour après une clôture

Une période scellée ne peut plus être modifiée. Si un client rapporte un article vendu avant la clôture, le retour est enregistré à la date du jour, dans la période en cours. Voir Tickets.

Clôturer les mois écoulés

Dans l'encadré Clôtures à effectuer par vos soins, la ligne Clôture mensuelle indique Mois à clôturer, suivi du nombre de mois en attente et de la date du premier, ou Aucun mois à clôturer avec la fin du mois en cours.

1. Dans Gestion > Rapports, sur la ligne Clôture mensuelle, touchez Clôturer.
2. Lisez le nombre de mois concernés dans la fenêtre, puis touchez Confirmer.

Chaque mois civil terminé et pas encore clôturé est scellé avec ses totaux, y compris un mois sans vente, puis archivé. La première clôture mensuelle d'une caisse part de l'ouverture de la caisse.

Clôturer l'exercice écoulé

La ligne Clôture annuelle indique Exercices à clôturer avec les dates du premier exercice en attente, ou Aucun exercice à clôturer avec les dates de l'exercice en cours.

1. Dans Gestion > Rapports, sur la ligne Clôture annuelle, touchez Clôturer.
2. Lisez la fenêtre : elle indique les dates de l'exercice (ou le nombre d'exercices quand plusieurs sont en attente) et le nombre de mois restant à clôturer d'abord.
3. Touchez Confirmer.

Les mois de l'exercice qui ne sont pas encore clôturés le sont d'abord, puis l'exercice est calculé à partir de ses clôtures mensuelles signées et archivé. Vous n'avez donc pas besoin de faire les clôtures mensuelles avant.

Changer de mois de début d'exercice

Le Premier mois de l'exercice ne peut pas être modifié tant qu'une clôture annuelle est en attente sur une caisse. Clôturez d'abord l'exercice écoulé depuis les rapports de chaque caisse concernée.

Retrouver et lire une clôture

La liste montre les clôtures de la caisse, de la plus récente à la plus ancienne, avec leur type et numéro, leur période, l'opérateur qui les a faites et le total de la période.

1. Dans Gestion > Rapports, filtrez au besoin par Type de clôture : Toutes, Z, Mensuelles ou Annuelles.
2. Choisissez Cette caisse ou Toutes les caisses pour voir aussi les clôtures des autres caisses.
3. Pour une clôture précise, saisissez son identifiant dans la recherche, par exemple c-reg-01-daily-000012.
4. Touchez une clôture pour l'ouvrir.

Une clôture ouverte porte le badge Signée, sa période et son numéro. Elle détaille :

• le Chiffre d'affaires de la période TTC et l'identifiant de la clôture ;
• la caisse, l'opérateur, le type, le numéro, la période, le fuseau horaire, le début et la fin de période, et le nombre de Tickets inclus ;
• le Chiffre d'affaires perpétuel TTC et les totaux : Sous-total, Remise, Livraison et TVA incluse ;
• les Règlements, c'est-à-dire le total encaissé par moyen de paiement ;
• la Ventilation de TVA : pour chaque taux, le montant hors taxes et la TVA ;
• pour une clôture annuelle, les Clôtures mensuelles consolidées qui la composent ;
• l'Empreinte de signature de la clôture et le Dernier ticket inclus.

L'empreinte est une suite de 64 caractères calculée à partir du contenu de la clôture : si une seule donnée changeait, l'empreinte ne correspondrait plus. C'est ce qui prouve, lors d'un contrôle, que la clôture n'a pas été modifiée. Voir Contrôle fiscal.

Imprimer un ticket X ou une clôture

1. Ouvrez le Ticket X ou une clôture de la liste.
2. Touchez Imprimer : une fenêtre d'impression s'ouvre avec le rapport.

Si rien ne s'ouvre, le message Autorisez les fenêtres contextuelles pour imprimer ce rapport s'affiche : autorisez les fenêtres contextuelles (pop-up) pour la caisse dans votre navigateur, puis recommencez.

Réagir à une clôture qui n'a pas pu être confirmée

Si la connexion est coupée pendant une clôture, le message La clôture ou son archivage n'a pas pu être confirmé s'affiche et le bouton devient Réessayer la clôture.

1. Ouvrez Historique d'activité et cherchez un événement Période clôturée récent pour cette caisse.
2. Revenez dans Rapports et touchez Réessayer la clôture. Si la clôture avait bien été enregistrée et qu'aucune vente n'a eu lieu depuis, aucun doublon n'est créé : la dernière clôture s'affiche.

Qui peut faire les clôtures

L'écran Rapports est réservé au rôle Gérant. Les rôles Vendeur et Responsable ne le voient pas dans le menu. Voir Équipe.