Historique d'activité
Chaque opération faite en caisse laisse une ligne dans ce journal : une vente, un retour, une impression de ticket, un envoi par e-mail, une clôture, une archive ou un changement de réglage. Vous y retrouvez qui a fait quoi, quand et sur quel document, par exemple pour savoir si un ticket a déjà été imprimé ou qui a ajouté un membre de l'équipe.
Que voulez-vous faire ?
- Comprendre ce que contient l'historique
- Consulter l'activité d'une caisse ou de toutes les caisses
- Retrouver les opérations sur un document
- Lire une ligne de l'historique
- Connaître la signification de chaque événement
Comprendre ce que contient l'historique
L'historique est un journal chaîné et signé : chaque ligne porte une empreinte (une suite de caractères calculée à partir de son contenu) et reprend l'empreinte de la ligne précédente. Supprimer, modifier ou insérer une ligne casserait cette chaîne, ce que la vérification de l'intégrité détecterait. Personne ne peut donc modifier ni effacer une ligne, pas même un gérant.
Les opérations sont enregistrées au moment où elles sont faites. Pour une impression ou un envoi par e-mail, la ligne est écrite avant l'impression ou l'envoi lui-même : elle prouve que la demande a été faite, pas que l'imprimante a bien imprimé.
Consulter l'activité d'une caisse ou de toutes les caisses
- Dans le menu Gestion, ouvrez Historique d'activité. Les opérations les plus récentes apparaissent en premier.
- Choisissez un Type d'événement : Tous les événements, Activité de caisse (ventes, retours, impressions, clôtures, archives, tickets en attente et devis) ou Configuration (caisses, équipe, coordonnées de l'entreprise, préférences et clés de sécurité).
- Choisissez Cette caisse pour la seule caisse utilisée sur cet appareil, ou Toutes les caisses. Avec Configuration, ce choix disparaît : les changements de configuration de toutes les caisses sont toujours affichés.
Tant que la caisse n'a enregistré aucune opération, l'écran affiche Suivez tout ce qui se passe en caisse, avec un bouton Nouvelle vente et un bouton Toutes les caisses.
Retrouver les opérations sur un document
La recherche porte sur l'identifiant du document concerné (un ticket, une clôture, une archive) et sur la note de l'événement, par exemple le nom d'un membre de l'équipe ou d'une caisse.
- Dans Historique d'activité, choisissez Toutes les caisses si le document vient d'une autre caisse.
- Saisissez le numéro du ticket ou l'identifiant de la clôture dans Rechercher un événement ou un document.
- Lisez les lignes trouvées : pour un ticket, vous voyez son émission, chacune de ses impressions et de ses envois, et ses retours éventuels.
Pour un ticket ou une clôture, l'identifiant de la colonne Document est un lien : touchez-le pour ouvrir le ticket dans Tickets ou la clôture dans Rapports.
Lire une ligne de l'historique
Chaque ligne indique :
- l'Événement, avec en dessous la caisse concernée, ou Compte commerçant pour une opération qui concerne tout le compte, et une note (par exemple le nouveau nom d'une caisse) ;
- la Date et l'heure de l'opération ;
- l'Opérateur, c'est-à-dire le membre de l'équipe qui avait déverrouillé la caisse, ou Automatique pour une opération faite sans opérateur ;
- le Document concerné : numéro de ticket, identifiant de clôture, d'archive ou de membre de l'équipe ;
- la Séquence, le numéro d'ordre de la ligne dans le journal de sa caisse. Les numéros se suivent sans trou.
Sur téléphone, ces informations sont regroupées sous le nom de l'événement.
Connaître la signification de chaque événement
Événements du type Activité de caisse :
| Événement | Ce qui s'est passé |
|---|---|
| Ticket émis | Une vente a été finalisée et son ticket enregistré. |
| Retour enregistré | Un retour a été enregistré sur un ticket, avec un remboursement ou un avoir. |
| Impression du ticket demandée | La première impression d'un ticket a été demandée : c'est l'original. |
| Réimpression du ticket demandée | Un ticket déjà émis a été réimprimé : cette impression porte la mention DUPLICATA. |
| Envoi du ticket par e-mail demandé | Un ticket a été envoyé par e-mail. Le premier envoi d'un ticket jamais imprimé est l'original, les suivants des duplicatas. |
| Ticket mis en attente | Un panier a été mis de côté pour être repris plus tard. |
| Devis enregistré | Un panier a été enregistré en devis. |
| Ticket repris | Un ticket en attente a été repris en caisse. |
| Devis modifié | Un devis a été modifié. |
| Brouillon supprimé | Un ticket en attente ou un devis a été supprimé. |
| Brouillon converti en vente | Un ticket en attente ou un devis a été encaissé. |
| Document provisoire imprimé | Un devis ou un ticket en attente a été imprimé (document non fiscal). |
| Période clôturée | Une clôture Z, mensuelle ou annuelle a été scellée. |
| Clôture archivée | Une clôture a été déposée dans le stockage non modifiable de Vivlab. |
| Archive créée | Une archive fiscale a été générée depuis Contrôle fiscal. |
Événements du type Configuration :
| Événement | Ce qui s'est passé |
|---|---|
| Journal initialisé | Le journal du compte a été créé, à la première configuration de la caisse. |
| Caisse créée | Une nouvelle caisse a été créée. |
| Caisse renommée | Le nom d'une caisse a changé. La note donne le nouveau nom. |
| Membre de l'équipe ajouté | Un membre a été ajouté à l'équipe. |
| Membre de l'équipe modifié | Le nom, le rôle ou les caisses autorisées d'un membre ont changé. |
| Membre de l'équipe activé | Un membre inactif a été réactivé. |
| Membre de l'équipe désactivé | Un membre a été désactivé et ne peut plus déverrouiller la caisse. |
| Code d'un membre réinitialisé | Le code à 4 chiffres d'un membre a été effacé ; il en choisira un nouveau au prochain déverrouillage. |
| Coordonnées de l'entreprise modifiées | La raison sociale, le SIRET, le numéro de TVA ou l'adresse de l'entreprise ont changé. |
| Préférences modifiées | Un réglage de la caisse a changé : en-tête, pied de page, site ou largeur du papier des tickets, écran de verrouillage, durée de validité des avoirs ou premier mois de l'exercice. |
| Clé d'intégrité renouvelée | Vivlab a remplacé la clé secrète qui signe vos tickets, clôtures et lignes du journal. |
| Clé de signature des archives renouvelée | Vivlab a remplacé la clé qui signe vos archives fiscales. |
Qui peut consulter l'historique
L'écran Historique d'activité est réservé au rôle Gérant. Voir Équipe.