Caisse (POS)

Chaque cas donne les gestes exacts dans la caisse Vivlab. La caisse s'utilise dans un navigateur et demande une connexion internet : sans connexion, aucune vente n'est enregistrée.

Votre situation	Cas
Première vente à venir	Préparer la caisse avant la première vente
Un client achète et paie	Faire une vente
Paiement en espèces et par carte	Régler avec deux moyens de paiement
Accorder une réduction	Appliquer une remise
Le client a une fiche chez vous	Vendre à un client connu
Un professionnel demande une facture	Remettre une facture plutôt qu'un ticket
Article rapporté, client à rembourser	Rembourser un article rapporté
Le client préfère un avoir	Émettre puis utiliser un avoir
Client qui hésite ou demande un devis	Mettre une vente en attente ou faire un devis
Fin de journée	Clôturer la journée
Nouveau vendeur	Ajouter un membre de l'équipe
Deux personnes sur la même caisse	Changer de vendeur
Terminal de paiement par carte	Encaisser par carte

Rôles : le Vendeur vend, met en attente et encaisse ; le Responsable ouvre en plus les Tickets et enregistre des retours ; le Gérant a accès à tout (boutique, gestion, paramètres).

Préparer la caisse avant la première vente

Exemple : vous ouvrez lundi.

1. Connectez-vous avec votre compte Vivlab. Au premier lancement, renseignez l'entreprise, créez une caisse puis le premier opérateur.
2. Dans Paramètres > Paramètres, vérifiez l'Adresse de l'entreprise et les Informations fiscales (SIREN, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire).
3. Dans Boutique > Produits, vérifiez que chaque article a un prix et un taux de TVA.
4. Dans Paramètres > Préférences, ajoutez votre logo, les messages du Ticket de caisse et la largeur du papier (58 ou 80 mm).

Résultat : la caisse peut encaisser. Sans SIRET, adresse complète ou taux de TVA sur un article, l'encaissement est refusé avec un message qui indique quoi compléter. Un lecteur de codes-barres USB ou Bluetooth en mode clavier fonctionne sans réglage ; l'impression passe par le navigateur (autorisez les pop-ups).

Pour aller plus loin : Entreprise, Préférences, Produits.

Faire une vente

Exemple : deux tasses et un bol, 54 €, payés avec un billet de 60 €.

1. Dans Vente, touchez les produits, cherchez-les par nom ou référence, ou scannez leur code-barres. Ajustez les quantités avec + et −.
2. Touchez Encaisser, choisissez Espèces, saisissez 60 et touchez Accepter : la monnaie à rendre (6 €) s'affiche.
3. Touchez Finaliser l’achat.
4. Dans Options de reçu, choisissez Imprimer le ticket ou E-mail (ou rien), puis Nouvelle vente.

Résultat : la vente est enregistrée et le ticket ne se modifie plus ; une réimpression ou un renvoi porte « DUPLICATA ». Pas de vente à montant libre (l'article doit exister au catalogue), ni carte cadeau, ni titre-restaurant.

Pour aller plus loin : Vente et encaissement, Tickets.

Régler avec deux moyens de paiement

Exemple : 120 €, dont 20 € en espèces et 100 € par carte.

1. Touchez Encaisser, choisissez Espèces, saisissez 20, puis Accepter.
2. Touchez Ajouter un règlement, choisissez Carte bancaire (le reste, 100 €, est proposé), puis Accepter.
3. Touchez Finaliser l’achat.

Résultat : le ticket détaille les deux règlements. Moyens : Carte bancaire, Espèces, Chèque, Virement bancaire, Avoir ; seules les espèces peuvent dépasser le reste à payer (monnaie).

Pour aller plus loin : Vente et encaissement.

Appliquer une remise

Exemple : 10 % pour les clients qui présentent votre carte de visite.

Pas de remise libre (montant ou pourcentage, sur une ligne ou le panier) : la remise passe par un coupon créé à l'avance.

1. En tant que Gérant, créez dans Boutique > Coupons un coupon de 10 %, par exemple ATELIER10.
2. En vente, Actions du panier > Ajouter un coupon, saisissez le Code du coupon et validez.

Résultat : le panier affiche le coupon, l'économie et le total réduit. Tous les rôles appliquent un coupon ; il ne se modifie plus (désactivez-le et créez-en un autre).

Pour aller plus loin : Réductions.

Vendre à un client connu

Exemple : Mme Martin, cliente régulière, achète un vase. Offre Pro requise.

1. Dans le panier, touchez Ajouter un membre.
2. Dans Sélectionner un membre, cherchez Mme Martin, ou créez sa fiche avec Ajouter un membre, puis encaissez.

Résultat : la vente est rattachée à sa fiche et le reçu par e-mail est pré-rempli. Avant l'encaissement, Changer de membre ou Retirer le membre corrige une erreur. Aucun point de fidélité n'est crédité automatiquement : un Gérant les ajuste sur la fiche, dans Vendre > Membres.

Pour aller plus loin : Liste des clients.

Remettre une facture plutôt qu'un ticket

Exemple : une entreprise demande une facture à son nom pour 300 €.

Non disponible : la caisse émet uniquement des tickets, sans facture au nom du client (ni raison sociale, SIREN ou numéro de TVA du client). Le ticket indique vos SIREN, SIRET, numéro de TVA et le détail de la TVA. Paramètres > Factures liste les factures de votre abonnement Vivlab, pas celles de vos clients.

Pour aller plus loin : Factures.

Rembourser un article rapporté

Exemple : une tasse ébréchée de 18 €, remboursée en espèces. Rôles Responsable et Gérant.

1. Dans Tickets, retrouvez le ticket (ou scannez son QR code) et touchez Retour.
2. Choisissez l'article, la quantité et le Motif du retour (« Article défectueux »).
3. Dans Type de retour, choisissez Remboursement, puis le Moyen de remboursement (Espèces).
4. Rendez l'argent, puis touchez Enregistrer le remboursement.

Résultat : un ticket de remboursement aux montants négatifs est émis ; le ticket d'origine reste intact (il ne s'annule pas). Retour partiel et moyen de remboursement différent sont possibles. Pas de bon d'échange : faites un retour en avoir, utilisé sur la nouvelle vente (cas suivant).

Pour aller plus loin : Retours, Remboursements.

Émettre puis utiliser un avoir

Exemple : un pull de 45 € rapporté contre un avoir, puis une écharpe à 30 €.

1. Dans Tickets, ouvrez le ticket, touchez Retour, choisissez l'article, le motif, puis Avoir dans Type de retour.
2. Touchez Émettre un avoir et remettez le document imprimé.
3. À la visite suivante, ajoutez l'écharpe, touchez Encaisser puis Avoir.
4. Dans Régler avec un avoir, scannez le QR code ou saisissez la Référence de l’avoir, puis Vérifier l’avoir.
5. Touchez Utiliser 30,00 €, puis Finaliser l’achat.

Résultat : il reste 15 € sur l'avoir. Il n'expire pas, sauf si un Gérant fixe une Durée de validité (jours) (1 à 3 650) dans Paramètres > Préférences, rubrique Avoirs : elle vaut pour les avoirs émis ensuite, et un avoir expiré est refusé.

Pour aller plus loin : Avoirs.

Mettre une vente en attente ou faire un devis

Exemple : un client va chercher sa carte ; un autre veut un devis pour 12 assiettes. Offre Pro requise.

1. Ouvrez Actions du panier, puis Mettre le ticket en attente ou Enregistrer en devis.
2. Donnez un Nom ou référence (« M. Durand, assiettes ») et enregistrez.
3. Pour imprimer un devis, ouvrez-le dans Tickets en attente et devis et touchez Imprimer le document.
4. Au retour du client, ouvrez-le, touchez Reprendre la vente (panier vide) et encaissez.

Résultat : les prix sont recalculés avec le catalogue du moment. Le devis imprimé porte « Document non fiscal », passe en converti une fois encaissé et ne s'envoie pas par e-mail.

Pour aller plus loin : Devis.

Clôturer la journée

Exemple : 19 h, vous fermez. Gérant uniquement ; clôture caisse par caisse, jamais automatique.

1. Dans Gestion > Rapports, vérifiez le Ticket X (chiffre d'affaires et TVA, sans clôturer).
2. Passez sur Clôture Z, touchez Clôturer la période en cours et confirmez.
3. Imprimer donne une copie papier.

Résultat : les tickets de la période sont scellés et archivés ; les ventes suivantes ouvrent une nouvelle période. Pensez à Clôturer les mois écoulés chaque mois et Clôturer l’exercice écoulé chaque année (selon le Premier mois de l’exercice, dans Paramètres > Paramètres). Comptez vos espèces à part : la caisse ne gère pas le fond de caisse.

Pour aller plus loin : Clôture, Statistiques.

Ajouter un membre de l'équipe

Exemple : Léa vend le samedi, sans accès aux réglages.

1. En tant que Gérant, dans Paramètres > Équipe, touchez Ajouter un membre.
2. Saisissez son nom (opérateur sur tickets et rapports) et le Rôle Vendeur.
3. Dans Caisses, cochez les caisses autorisées (aucune cochée : toutes), laissez Actif et enregistrez.

Résultat : Léa apparaît sur l'écran de verrouillage et choisit son code à 4 chiffres à la première connexion (pas d'invitation ni de compte séparé). Code oublié : Réinitialiser le code sur sa fiche. Cinq codes erronés bloquent 5 minutes. L'offre Gratuite est limitée à un membre actif.

Pour aller plus loin : Équipe.

Changer de vendeur

Exemple : Paul relaie Léa à 14 h sur la même caisse.

1. Dans le menu du compte, choisissez Verrouiller la caisse.
2. Sur Choisissez votre nom, Paul touche son nom et saisit son code.

Résultat : les ventes suivantes sont enregistrées au nom de Paul.

Pour aller plus loin : Équipe.

Encaisser par carte

Exemple : vous avez un terminal de votre banque.

La caisse ne pilote aucun terminal (ni SumUp, ni Stripe Terminal, ni Tap to Pay) et ne permet pas d'activer ou désactiver les moyens de paiement.

1. Touchez Encaisser, puis Carte bancaire.
2. Faites payer le montant sur votre terminal.
3. Paiement accepté, touchez Accepter dans la caisse, puis Finaliser l’achat.

Résultat : le règlement par carte figure sur le ticket et dans les rapports ; votre terminal et votre banque gèrent le paiement.

Pour aller plus loin : Paiement, Caisse.