Cartes cadeaux
Une carte cadeau est un code associé à un solde. Son destinataire le saisit au paiement sur votre boutique : la carte règle tout ou partie de la commande, et le solde restant sert aux commandes suivantes, jusqu'à épuisement ou expiration. La carte est un moyen de paiement : les prix et la TVA de la commande ne changent pas, seule la somme à payer par carte bancaire diminue.
Que voulez-vous faire ?
- Offrir une carte cadeau à quelqu'un
- Vendre des cartes cadeaux sur votre boutique
- Savoir ce que la carte paie à la commande
- Retrouver une carte et consulter son solde
- Renvoyer une carte par e-mail
- Créditer ou débiter une carte
- Rembourser une commande payée avec une carte cadeau
- Désactiver une carte ou changer sa date d'expiration
- Plus de situations : Promotions et coupons, cas pratiques
Offrir une carte cadeau à quelqu'un
Émettez une carte vous-même pour un geste commercial, un lot de concours ou un cadeau à un partenaire.
- Dans Cartes cadeaux, cliquez sur Créer une carte cadeau.
- Saisissez le Montant de la carte, de 1 € à 10 000 €.
- Pour limiter sa durée, activez Ajouter une date d'expiration et choisissez la date dans Valable jusqu'au.
- Dans Destinataire, saisissez l'E-mail du destinataire et le Nom du destinataire, puis si vous le souhaitez De la part de (le nom affiché comme expéditeur dans l'e-mail) et un Message personnel.
- Gardez Envoyer la carte cadeau par e-mail maintenant activé, ajoutez au besoin une Note interne (visible de vous seul), puis enregistrez.
La carte est Active dès l'enregistrement et sa fenêtre reste ouverte : le code s'affiche en haut, en quatre groupes de quatre caractères (K7QM-2XPA-9HDR-T4WZ), avec un bouton pour le copier. Le destinataire reçoit aussitôt l'e-mail Carte cadeau avec le code, le montant, la date d'expiration et votre message.
Vivlab génère le code, vous ne pouvez pas le choisir. Il ne contient ni 0, ni O, ni 1, ni I, pour éviter les confusions à la lecture. Sans adresse e-mail, la carte est créée sans envoi : transmettez le code vous-même ou envoyez-la plus tard.
Vérifiez avant d'enregistrer
Le Montant de la carte, le nom De la part de et le message ne se modifient plus après l'émission. Pour corriger le montant, ajustez le solde.
Vendre des cartes cadeaux sur votre boutique
Les cartes se vendent avec un produit de type Carte cadeau. Chaque achat émet une carte, envoyée par e-mail dès que le paiement est confirmé.
- Dans Produits, cliquez sur Créer un produit, choisissez Carte cadeau, puis Valider.
- Renseignez le Nom du produit, une image et une description.
- Dans Configuration de la carte cadeau, réglez les Montants proposés (25 €, 50 € et 100 € au départ) et la Validité en mois, puis enregistrez.
Ces réglages sont détaillés dans Produits > Carte cadeau.
Sur la fiche, le client choisit le Montant de la carte cadeau, puis répond à Pour qui est-elle ? :
- Pour moi : la carte est envoyée à l'adresse e-mail saisie au paiement ;
- Pour quelqu'un d'autre : il saisit l'E-mail du destinataire et, s'il le souhaite, le Nom du destinataire, Votre nom et un Message personnel. Sans Votre nom, l'e-mail indique le nom de facturation de l'acheteur.
Il clique ensuite sur Ajouter la carte cadeau au panier. Chaque exemplaire est une carte : deux cartes de 50 € dans le panier donnent deux codes distincts. Après le paiement, chaque carte part par e-mail dans la langue de la commande, et sa validité court à partir de la date d'achat.
Les cartes vendues apparaissent dans la liste avec l'origine Achetée en ligne, et dans la commande, section Cartes cadeaux émises.
Savoir ce que la carte paie à la commande
Au paiement, le client saisit son code dans le champ Ajouter une carte cadeau, distinct du code promo, puis clique sur Appliquer. Majuscules, espaces et tirets n'ont pas d'importance. La carte paie la commande dans la limite de son solde, livraison comprise. Le récapitulatif affiche la fin du code (•••• T4WZ) avec le montant payé par la carte, et ce qui restera dessus (« Il restera 20,00 € sur la carte après cette commande ») ; le total devient Reste à payer. Le client règle le reste par carte bancaire. Si la carte couvre tout, il confirme avec Valider la commande, sans carte bancaire.
| Commande | Solde de la carte | Payé par la carte | Reste à payer | Solde ensuite |
|---|---|---|---|---|
| 30 € | 50 € | 30 € | 0 € | 20 € |
| 80 € | 50 € | 50 € | 30 € | 0 € |
| 50,30 € | 50 € | 49,80 € | 0,50 € | 0,20 € |
- Une carte par commande, en plus d'un éventuel coupon : le coupon remise la commande, puis la carte paie ce qui reste.
- Ce que la carte ne paie pas : les cartes cadeaux du même panier, et les commandes qui contiennent un abonnement ou un don régulier. Le champ n'apparaît pas pour ces commandes, ni pour un panier qui ne contient que des cartes cadeaux. Dans un panier qui mélange cartes cadeaux et autres produits, la carte paie les autres produits.
- 0,50 € minimum à payer : si le reste à payer devait tomber entre 0,01 € et 0,49 €, la carte paie un peu moins pour laisser 0,50 €, le minimum d'un paiement par carte bancaire (troisième ligne du tableau).
- Carte refusée : pour un code inconnu ou une carte désactivée, expirée ou épuisée, le client voit « La carte cadeau que vous avez saisie est invalide, a expiré ou n'a plus de solde. »
- Solde utilisé entre-temps : si la carte sert à une autre commande pendant le paiement, le client voit « Le solde de votre carte cadeau a changé. Vérifiez votre commande. » et les montants se mettent à jour.
- Facture : elle garde le total et la TVA de la commande, puis indique la part payée par la carte cadeau et le montant payé par carte bancaire.
Retrouver une carte et consulter son solde
La liste affiche le code, le destinataire, la date d'expiration, l'état et le solde restant sur le montant de départ (« 20,00 € / 50,00 € »). Recherchez une carte par code (avec ou sans tirets), nom ou e-mail. Les onglets filtrent par état, et Filtrer par Origine : Achetée en ligne ou Émise manuellement.
| État | Signification | Au paiement |
|---|---|---|
| Active | Solde disponible, date d'expiration non atteinte. | Acceptée. |
| Épuisée | Solde à 0 €. | Refusée. Redevient Active si vous la créditez. |
| Expirée | Date d'expiration passée, solde conservé. | Refusée. Repoussez la date pour la rendre utilisable. |
| Désactivée | Arrêtée par vous, solde conservé. | Refusée. Réactivez-la pour la rendre utilisable. |
Une carte désactivée affiche Désactivée même si elle a expiré ou si son solde est épuisé.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la carte :
- Solde : le solde restant sur le montant de départ, l'origine (Achetée avec une commande, avec le lien Voir la commande, ou Émise depuis le tableau de bord) et la date d'émission ;
- Validité : l'État de la carte et sa date d'expiration ;
- Destinataire : l'e-mail et le nom, modifiables, l'expéditeur et le message, fixés à l'émission, et la date du dernier envoi par e-mail ;
- Note interne ;
- Historique : chaque mouvement du solde (Émission de la carte, Paiement d'une commande, Ajustement manuel) avec le solde qui en résulte. Un clic sur une ligne liée à une commande ouvre celle-ci.
Dans la fenêtre d'une carte, les flèches du haut passent à la carte précédente ou suivante.
Pour plusieurs cartes, cochez leurs lignes puis choisissez dans Plus d'actions : Activer, Désactiver ou Exporter en fichier CSV (code, montant de départ, solde, expiration, e-mail, nom, commande, état et date de création).
Renvoyer une carte par e-mail
Pour un client qui a perdu son e-mail ou qui veut connaître son solde.
- Ouvrez la carte et, dans Destinataire, cliquez sur Envoyer par e-mail.
- Vérifiez l'adresse dans Envoyer à, puis cliquez sur Envoyer.
L'e-mail reprend le code, le solde actuel et la date d'expiration. Si vous saisissez une autre adresse que celle de la carte, elle devient l'adresse du destinataire. Envoyer par e-mail reste grisé tant qu'une modification de la carte n'est pas enregistrée.
Créditer ou débiter une carte
- Ouvrez la carte et, dans Solde, cliquez sur Ajuster le solde.
- Choisissez Créditer ou Débiter, puis saisissez le Montant.
- Indiquez un Motif (« Retour de la commande 1042 »), affiché dans l'historique.
- Vérifiez le Nouveau solde, puis cliquez sur Confirmer.
Le solde change aussitôt et une ligne Ajustement manuel s'ajoute à l'Historique. Un débit ne peut pas faire passer le solde sous 0 €. Si la carte a servi entre-temps et que son solde ne couvre plus le débit, Vivlab refuse l'opération : vérifiez le solde et recommencez. Comme pour l'envoi par e-mail, enregistrez d'abord vos autres modifications.
Rembourser une commande payée avec une carte cadeau
Un remboursement Stripe ne rend que ce que Stripe a encaissé. La part payée par la carte cadeau se rend en recréditant la carte, à la main.
Exemple : une commande de 80 €, dont 50 € payés par carte cadeau et 30 € par carte bancaire, est entièrement retournée.
- Remboursez les 30 € depuis la commande, comme d'habitude (Rembourser tout ou partie d'une commande). Le remboursement d'une demande de retour est plafonné à ce montant.
- Dans Détail de la commande, cliquez sur la fin du code (
•••• T4WZ) à côté de la ligne Carte cadeau : la carte s'ouvre. - Cliquez sur Ajuster le solde, choisissez Créditer, saisissez
50et le motif, puis Confirmer.
Résultat : le client retrouve 30 € sur sa carte bancaire et 50 € sur sa carte cadeau. L'e-mail Remboursement ne mentionne que les 30 € : renvoyez-lui la carte, l'e-mail indique le nouveau solde.
Une commande payée entièrement par carte cadeau n'a rien à rembourser chez Stripe : recréditez seulement la carte.
Rembourser l'achat d'une carte
Rembourser une commande qui a acheté une carte cadeau ne désactive pas cette carte. Ouvrez-la depuis la section Cartes cadeaux émises de la commande, vérifiez dans son Historique qu'elle n'a pas servi, puis désactivez-la.
Désactiver une carte ou changer sa date d'expiration
Ouvrez la carte, choisissez Désactivée dans État de la carte, puis enregistrez. La carte est refusée au paiement mais garde son solde ; choisissez Active pour la remettre en service.
Dans le même bloc Validité, changez la date Valable jusqu'au, ou désactivez Ajouter une date d'expiration pour une carte sans limite de durée. Une carte expirée redevient utilisable avec une date future.
Une carte ne se supprime pas : son historique garde la trace de l'argent encaissé et dépensé. Désactivez-la à la place.
L'e-mail de la carte cadeau
L'e-mail Carte cadeau part à l'émission d'une carte depuis le tableau de bord (si vous l'avez demandé), pour chaque carte achetée en ligne et à chaque renvoi. Il contient le code, le solde, la date d'expiration, le message éventuel et un bouton Utiliser ma carte cadeau qui ouvre votre boutique. Personnalisez son texte dans Envoi Email et choisissez d'en recevoir une copie dans vos notifications.
Bon à savoir
- TVA : Vivlab traite la carte cadeau comme un bon à usages multiples. Sa vente n'est pas soumise à la TVA (la ligne est à 0 % sur la facture) ; la TVA est due quand la carte est dépensée, sur les produits qu'elle paie, à leur taux habituel. Si tous vos produits relèvent d'un même taux et ne sont livrés qu'en France, votre comptable peut considérer la carte comme un bon à usage unique, taxé dès la vente : Vivlab ne gère pas ce cas.
- Coupons : un coupon ne remise jamais une carte cadeau achetée.
- Fidélité : les points se gagnent sur la part payée par carte bancaire, pas sur celle payée par la carte cadeau.
- Caisse : Vivlab POS ne vend ni n'accepte les cartes cadeaux. Les produits Carte cadeau y apparaissent grisés.
- Code au porteur : toute personne qui connaît le code peut l'utiliser, sans compte client. Conseillez au destinataire de le garder comme de l'argent liquide.
- Expiration : une carte reste utilisable jusqu'à la fin du jour choisi dans Valable jusqu'au. Un coupon, lui, s'arrête à 0 h le jour choisi.
- Espace client : dans la commande d'un membre, la part payée apparaît sous Payé par carte cadeau.